Que necesitas saber antes de contratar los servicios de una Asistente Virtual

Muchas son las empresas o emprendedor@s que sienten un gran vacío de información cuando se empiezan a plantear crear un equipo para comenzar a delegar la gestión de tareas de su negocio y buscar una Asistente Virtual para que comience a ayudarles en su proyecto y así, poder descargar esa carga de trabajo y volver a recuperar tiempo y descanso después de todo el tiempo y esfuerzo invertido para sacar su idea adelante.

Internet está tan lleno de información que empezar a dar esos primeros pasos y conseguir reunir todos los datos necesarios para poder tomar las decisiones correctas puede suponer casi tanto esfuerzo y tanto tiempo invertido que, en ocasiones, está necesidad de buscar  Asistente Virtual  la siguen postergando las empresas, siguiendo así en la dichosa rueda de Hamster, lo que solo lleva a aumentar la frustración de seguir empleando mucho esfuerzo en el proyecto sumado al estrés que puede llegar a generar buscar a alguien para formar equipo.

En este artículo vas a poder encontrar información útil y necesaria para que puedas estructurar de manera eficiente esos primeros pasos que te llevarán a encontrar a tu mano derecha en el proyecto.

 

¿Ha llegado tu momento para delegar?

 

Buena pregunta, ¿verdad?. Aquí lo más importante es diferenciar en qué momento se encuentra tu negocio….¡y tú! Porque tu proyecto está ahí gracias a ti, y la forma en la que lo estás desarrollando va a jugar un papel muy importante en esta decisión.

Quizás estás empezando y tienes claro que no es el mejor momento pues te quedan muchas cosas que desarrollar, o tal vez llevas muy poco tiempo pero la cantidad de trabajo que tienes ya es considerable y te gustaría comenzar a soltar tareas.

En los negocios que ya llevan más recorrido y ya es clara la necesidad de contar con alguien más (bien sea porque han crecido lo suficiente o porque quieren empezar a hacerlo y se han dado cuenta de que sin esa ayuda será más lento y más complicado) hay un factor clave que te ayudará a tomar la mejor decisión y comenzar a delegar tareas al ritmo que tu verdaderamente necesites. Te lo cuento…

 

Presupuesto a invertir

 

La realidad de cada empresa es diferente y el presupuesto que cada uno tiene también. Este es un factor importante que tendrás que valorar porque depende de lo que establezcas podrás delegar unas tareas u otras, más cantidad o menos, por lo que asignar un presupuesto a esta inversión de tu negocio te hará ver con mayor claridad, desde que punto puedes empezar a delegar y a qué nivel.

También existen emprendimientos que, aún contando con un amplio presupuesto para destinarlo a su equipo, prefieren empezar poco a poco a delegar tareas y a ir creando unas bases sólidas con su Asistente Virtual, de tal forma que cuanto más pasa el tiempo, más tareas comienzan a soltar, ya que mayor es la confianza en su mano derecha y mayor es el crecimiento del negocio.

Aquí las pautas y las decisiones las tomas tú, poniendo todas tus opciones sobre la mesa y eligiendo la que mejor se adapte a tu momento y al de tu proyecto.

 

Crea tu lista de tareas

 

Comenzar a delegar sin saber qué, solo te hará perder tiempo y dinero. 

Te sugiero que comiences plasmando en papel el qué, cómo y cuándo. Todo esto te ayudará de una forma muy visual a identificar esos puntos en los que más necesitas ayuda y te dará respuesta a muchas de tus propias dudas. Y no me digas eso de…. ¡no tengo tiempo para hacer toda esa lista!🤨

Piensa en las tareas que realizas para ti, para tus clientes, cuales te gustaría soltar, en cuales aportas tu valor, etc…Agenda, correo electrónico, facturación, diseño, email marketing.

Delegar implica tiempo y responsabilidad por tu parte y arrancar con tu Asistente Virtual te va a suponer invertir tiempo en esa colaboración. ¡Pero tranquilidad!…los grandes beneficios que te va a suponer contar con tu A.V y de los que ya te hable en el artículo “¿Qué es una Asistente Virtual? Descubre aquí todo sobre ese perfil”, no tardarán en llegar, así que no lo sigas postergando. Cuánto antes empieces, antes conseguirás más tiempo libre y sobre todo…más tranquilidad.

 

Te doy una ayudita más para crear tu lista. ¡Vamos a por ese Check-List!

 

Check-listo para tu Negocio

 

 

 

 

 

 

 

 

Define el presupuesto con el que quieres arrancar

 

Crea una lista de todas las tareas que llevas a cabo en tu Negocio

 

Define aquellas que te quitan más tiempo o que no te gusta hacer

¿Eres imprescindible en todas? Seguro que no. Anota también esas tareas.

Establece de forma aproximada el tiempo que necesitarás a tu Asistente Virtual

Apunta también todas aquellas mejoras o ideas que te gustaría llevar a cabo si contaras con más tiempo para desarrollarlas.

¡No te olvides de tus beneficios!

y no… no hablo de dinero. Anotar todo lo que conseguirás dejando de enredarte entre tantas tareas que te hacen perder tiempo y energía es una buena forma de valorar también tu bienestar y tu salud mental.

 

Manual de procesos

 

Antes de comenzar a delegar las tareas de tu Negocio es conveniente tener redactado los diferentes manuales de procesos que serán necesarios para desarrollar el trabajo de tu proyecto.

Los manuales de procesos son documentos que describen de manera detallada los pasos a seguir para desarrollar una tarea y alcanzar así los objetivos marcados.

En él se incluirán los miembros del equipo que colaboran en la tarea así como los recursos y/o herramientas necesarias que se van a utilizar durante todo el proceso.

La principal función de estos manuales es la de proporcionar a todo el equipo una organización detallada sobre cómo llevar a cabo sus tareas para que todo el trabajo se desarrolle de una forma eficiente y efectiva.

Para tu Asistente Virtual será una guía para poder arrancar y conocer de primera mano el qué, cómo y cuándo del desarrollo de sus tareas. Un manual que se podrá consultar en cualquier momento por parte de todo el equipo, facilitando así la comunicación y la eficiencia de la realización del trabajo.

Si has empezado a colaborar con tu Asistente Virtual y aún no tienes esos manuales redactados no te preocupes. Es algo que la propia Asistente va a poder realizar bajo tus instrucciones, facilitándote así la tarea y el tiempo que supone poner todos esos manuales en orden.

 

Cómo trabajan las Asistentes Virtuales

 

Un paso previo a comenzar los primeros pasos con tu Asistente Virtual es saber de qué forma se va a llevar a cabo esa colaboración. Eso te ayudará a estimar el primer punto del que te hablaba (presupuesto) y a buscar la mejor opción para tu emprendimiento.

La mayoría de las Asistentes Virtuales pueden trabajar de la siguiente manera:

Por horas

Tienen un precio fijo por hora realizada.

Por paquete de horas

Fijan un precio cerrado para un número de horas determinadas.

Por paquetes de servicios

Hay un precio fijo que engloba la realización de unas tareas concretas.

 

Lo mejor para aclararte todas las dudas que te puedan surgir en este punto o en cualquier otro, es realizar una sesión de valoración con tu Asistente Virtual. 

Las sesiones de valoración son reuniones vía online de aproximadamente 30 minutos en los que tendrás la oportunidad de charlar con tu futura Asistente de todos los puntos que necesites tratar y aclarar para tomar tus mejores decisiones.

Un encuentro gratuito (en la mayoría de los casos) que te servirá para tener tu primera impresión virtual con tu A.V, conocerla, exponer tus dudas y conseguir las mejores soluciones que te ofrece para tu Negocio Digital.

 

Donde busco a mi A.V

 

Aparte de la ya conocida forma de pedir referencias a compañeros de profesión y/o amigos o buscar a través de redes sociales, tienes la posibilidad de consultar un extenso Directorio de AVs que Esther Mayor te brinda a través de su página web del Instituto de Asistencia Virtual

Yo, por supuesto, estoy por ahí y dejo aquí el enlace a mi perfil por si te apetece echarle un ojo. Puede que no esté actualizado en el momento de tu búsqueda así que no dudes en preguntarme cualquier duda que te pueda surgir😉 . Te daré soporte en aquello que necesites.

 

Espero que todos estos puntos te ayuden a tener más claridad para que puedas tomar las decisiones más acertadas para tu Negocio y te ayuden a llevar tu proyecto a un crecimiento imparable junto a tu Asistente Virtual.

 

 

 

 

 

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Yasmina

Yasmina

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